Wiesz już, że potrzebujesz nowego systemu POS dla swojej restauracji – wspaniale!

Dobry system będzie centrum operacyjnym, zajmującym się wszystkimi usługami, transakcjami oraz serwisem w Twojej restauracji.

Jedną z najważniejszych decyzji biznesowych, będzie wybór odpowiedniego systemu POS (Point of Sale). Pamiętaj, że wybór ten wpłynie na obsługę i serwis  na kilka kolejnych lat. Rynek oferuje wiele opcji, w jaki sposób więc dokonać wyboru?

Oto siedem głównych pytań, które należy sobie zadać, żeby wybrać najlepszy system POS dla Twojego biznesu w gastronomii.

1.         Jakich opcji będę potrzebował?

POSy nie są już jedynie urządzeniami obsługującymi i zapisującymi transakcje. Dziś, POS zdaje się być niezbędnym narzędziem, które może przyśpieszyć operacje, usprawnić pracę obsługi, zwiększyć lojalność klientów, zarządzić zapleczem i zdefiniować doświadczenie klientów. Nie więc dziwnego, że już średniozaawansowany system POS  oferuje bardzo szeroką ofertę opcji.

Logowanie się za pomocą odcisku palca, liczenie czasu pracy pracownika, mobline urządzenie POS, baza danych klientów, zamawianie online, zarządzanie przepisami i składnikami… wszystko to brzmi bardzo dobrze, prawda? Ale nie wszystkie z tych opcji są przydatne dla każdego typu biznesu –  przecież pełnowymiarowa restauracja ma całkiem inne potrzeby od restauracji franczyzowej czy kawiarni albo pizzerii.

Zanim wybierzesz system POS, który będzie miał wszystkie opcje, zatrzymaj się i zadaj sobie pytanie: których opcji potrzebuję, które będą mi naprawdę niezbędne? Które ulepszenia będą wspomagać mój biznes?  Wypisz swoje wymagania i wybierz taki system, który będzie pasował do Twoich obecnych potrzeb.  Zaoszczędzisz pieniądze i wysiłek potrójnie:  w fazie wykonania,  wprowadzania zespołu i podczas codziennego użytkowania, ponieważ zbyt wiele opcji w POSie może źle wpłynąć na sposób zarządzania zespołem.

2. Czy system POS jest zaprojektowany dla restauracji?

Systemy POS to nie „jedno rozwiązanie dla każdego”. Chociaż niektóre rozwiązania sprzedażowe można dostosować  do przemysłu gastronomicznego, sklepy gastronomiczne i restauracje mają zwykle nieco inne wymagania od biznesów w innych branżach.

Upewnij się, że wybierasz system POS, który został zaprojektowany specjalnie dla Twojego biznesu. Rozwiązanie stworzone na potrzeby restauracji zapewni Ci łatwy dostęp do kluczowych zadań: jak dodawanie i usuwanie składników, sprzedawanie meal deal i zestawów takich jak kawy z ciastkami,  dzielenie rachunku, wysyłanie zamówień prosto do kuchni i zarządzanie stolikami – a także o wiele więcej.

Nie poprzestawaj na systemie, którym umiesz zarządzić, ale bez większych sukcesów. Wybierz POS, który jest podporządkowany Twoim potrzebom.

3. Czy mogę na nim polegać i czy jest szybki?

Najważniejszymi elementami biznesu gastronomicznego są sprawność obsługi i jakość. Jedną z sytuacji, których warto unikać podczas okresów wzmożonego ruchu w restauracji, jest posiadanie powolnego systemu POS, który zawiesza się, tworząc opóźnienia, które denerwują klientów i zmuszają ich do długiego oczekiwania.

Kiedy zastanawiasz się, jakiego systemu potrzebujesz, zastanów się:

  • Czy interface jest intuicyjny i czy może być dostosowany tak, żeby odpowiadał roli każdego z członków zespołu?
  • Czy może szybko zaakceptować kilka rodzajów płatności, podzielić rachunek, przenosić rachunek z baru do stolika, itp.?
  • Jakie opcje usprawnienia serwisu posiada?
  • Jaki jest średni czas przeznaczony na transakcje?
  • Co się stanie, jeżeli padnie sieć internetowa? Czy będę wciąż miał możliwość przekazywania zamówień i sprzedawania – czy raczej skończy się to wszystko na papierze?

4. W co inwestuję?

Nowy system POS to duże zobowiązanie, również finansowe. Ale może się okazać, że jeżeli raz zapłacisz dużo, to będzie się to bardziej opłacało w końcowym rozrachunku. Żeby zoptymalizować koszty, zanim wybierzesz opcje inwestycji z najniższą przedpłatą, upewnij się, że możesz otrzymać z niej zwrot (ROI).

W czasie analizowania wpływu nowych technologii na końcowy wynik finansowy pamiętaj, aby wziąć pod uwagę te czynniki:
  • Czas poświęcony na szkolenie zespołu: jeżeli, jak większość przedsiębiorców restauracyjnych, doświadczasz dużej rotacji zespołu, to w przypadku używania intuicyjnego systemu POS, usprawnisz proces rekrutacji i szkolenia, a w rezultacie zaoszczędzisz czas i pieniądze.
  • Ograniczenie odpadków: czy nowy system zawiera narzędzia do inwentaryzacji?  Możesz zaoszczędzić wiele pieniędzy, jeżeli zamówisz odpowiednią ilość jedzenia oraz będziesz ekonomicznie zużywać swoje zasoby.
  • Lojalność: system, który wspomaga wprowadzanie programów lojalnościowych i pozwala na wysłanie spersonalizowanych ofert czy kampanii.
  • Czas zmarnowany na porządkowanie danych: jeżeli używasz jednego systemu do zarządzania sprzedażą, drugiego do inwentaryzacji, trzeciego do zarządzania zespołem, a czwartego na dostawców – i tak dalej, wkrótce okazuje się, że spędzasz bardzo dużą ilość czasu porównując różne dane, tracąc go na wyciąganie z nich wniosków.  System integrujący wszystkie funkcje i procesy na jednej platformie  – posiadający jedną bazę danych – pozwoli Ci na lepszy wgląd w dane i ułatwi zarządzanie.

5. Czy mogę ufać dostawcy?

Nie wszystkie rozwiązania technologiczne zostały stworzone w ten sam sposób. Jeżeli wybierzesz nowy system POS, weź pod uwagę reputację dostawców. Nie chcesz przecież wydać pieniędzy oraz zmarnować czasu na instalację byle jakiego systemu POS tylko dlatego, że jest tani – a kilka miesięcy później odkryć, że dostawca nie zapewnia ci absolutnie żadnego wsparcia,  a system nigdy nie zostanie zaktualizowany!

Wybierz firmę, która posiada możliwą do wyśledzenia historię osiągnięć – biznes, któremu możesz zaufać, to taki, który będzie trwał, zapewniając ci wsparcie i aktualizacje za każdym razem, kiedy będziesz ich potrzebował.

6. Co jeżeli mój biznes się powiększy?

Marzeniem każdego właściciela restauracji jest, żeby jego biznes się rozwijał: więcej klientów, nowe lokale, stworzenie franczyzy – może nawet sukces międzynarodowy.

Kiedy wybierasz nowy system, upewnij się, że będziesz mógł łatwo dodawać nowe terminale POS, a nawet otworzyć nowe lokale, bez zbyt dużej ilości zmian.  Odpowiedni system pozwoli Ci również na zwiększenie możliwości poprzez łatwą integrację z innym oprogramowaniem.  Załóżmy, że decydujesz się na powiększenie systemu dostaw do domu, poprzez włączenie usług kolejnej firmy: co, jeżeli Twój POS nie jest zintegrowany z aplikacją realizującą dostawy?

Jeżeli zastanawiasz się nad międzynarodową ekspansją, należy sprawdzić, czy system jest przetłumaczony na różne języki, może obsługiwać wiele walut i realizować różne umowy.

Nieelastyczny system,  który nie pozwala ci na wprowadzanie zmian i łączenie rozwiązań, będzie na pewno tańszym rozwiązaniem na start – lecz po powiększeniu biznesu będzie trzeba go wymienić, co w dłuższym rozrachunku narazi Cię na problemy i dodatkowy koszt.  Kiedy bierzesz pod uwagę inwestycję w nowe technologie pamiętaj, że POS zostanie z Tobą na wiele lat – wybierz więc platformę, która będzie odpowiednia nie tylko dziś, ale również jutro.

7. Czy mogę rozmawiać z jednym z Twoich obecnych klientów?

Czytając broszurę reklamową, często mamy wrażenie, że każdy system POS może zrobić wszystko. Wszystkie są niesamowicie elastyczne, sprawne, posiadają wiele opcji i oczywiście są łatwe w obsłudze!

Nie ufaj tylko temu co mówi dostawca: w czasie procesu wybierania systemu, dobrze jest dowiedzieć się, jakie są opinie klientów, którzy już używają danego oprogramowania.  Najlepsi dostawcy przedstawią ci listę swoich aktualnych klientów. Dotarcie do nich i  uzyskanie ich opinii może sprawić, że podejmiesz najlepszą decyzję.

Wciąż nie możesz zadecydować? Daj nam znać: nasi eksperci od technologii POS będą szczęśliwi, jeżeli zapewnią Ci rozwiązanie odpowiednie dla Twojego biznesu.

Artykuł został przygotowany w ramach współpracy co-marketingowej LS Retail na podstaw tekstu: https://www.lsretail.com/blog/top-7-questions-ask-buying-restaurant-pos-software/ autor: Giada Pezzini

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *